Du & Wir - mit Herz & Hingabe.
Hier zählt dein Tun:

Sekretärin / Office Manager als Stellvertretung für unser Chefarztsekretariat der Klinik für Neurologie (m/w/d)

Münster-Hiltrup, Nordrhein-Westfalen

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Herz-Jesu-Krankenhaus Münster-Hiltrup
  • Standort Münster-Hiltrup, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
  • Organisation Herz-Jesu-Krankenhaus Münster-Hiltrup
  • Einsatzbereich Sekretariat / Teamassistenz
  • Arbeitszeitmodell Teilzeit (19.5h / Woche)
  • Beschäftigungsart Unbefristet
  • Einstiegszeitpunkt 01.08.2026
  • Job-ID 1478P8937

Wir stellen uns vor

Das Herz-Jesu Krankenhaus Münster-Hiltrup ist eine Einrichtung der St. Franziskus-Stiftung Münster, einem der größten konfessionellen Krankenhausträger Deutschlands. Das Krankenhaus der Schwerpunktversorgung ist Akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Münster und hält mit ca. 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über 350 Betten in folgenden Hauptabteilungen vor: Anästhesie, Chirurgie mit den Schwerpunkten Allgemein-, Viszeralchirurgie sowie Unfall-/Hand-Chirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe, Innere Medizin mit den Schwerpunkten Geriatrie, Onkologie, Nephrologie / Dialyse und Gastroenterologie, Neurologie, Radiologie und Urologie.

Unsere Klinik für Neurologie ist eine der größten neurologischen Abteilungen in Westfalen-Lippe. Jährlich werden stationär ca. 3500 Patienten behandelt. Hinzu kommen etwa ebenso viele Patienten, die wir in unseren Ambulanzen untersuchen und behandeln. Neben der Privat- und Notfallambulanz bieten wir verschiedene Spezialsprechstunden an.

Jeder Mensch ist
bei uns willkommen.
Vielfalt ist unsere Stärke.
Ausgrenzung hat bei
uns keinen Platz.

Ihre Aufgaben – So bringen Sie sich ein

  • Vertretung der Chefsekretärin
  • Ansprechpartner für unsere Zuweiser
  • Sprechstundenbegleitung, Organisation und Vorbereitung ambulanter und prästationärer Patienten für die Ambulanz- und Chefarztsprechstunde
  • EDV-basierte Aktenpflege und Dokumentation
  • Unterstützung des Schreibdienstes
  • Qualifizierter Ansprechpartner für Patienten, Angehörige, niedergelassene Ärzte und Mitarbeiter des Teams
  • Vorbereitung der Abrechnung nach EBM und GOÄ für die Rechnungsabteilung im Hause und für die PVS
  • Erstellung fachspezifischer Korrespondenz ggf. auch selbständig
  • Unterstützung bei der Organisation von ärztlichen Fortbildungsveranstaltungen („Neurologie für die Praxis“) und von Informationsveranstaltungen für Betroffene, Selbsthilfegruppen und Interessierte (insbesondere Hiltruper MS-Tag, Hiltruper Parkinsontag) sowie von Abteilungsfeiern
  • Unterstützung beim „Onboarding“ und „Off-Boarding“ von ärztlichen Kolleginnen und Kollegen sowie von PJ-Studierenden sowie bei Famulaturen und Praktika

Ihr Profil – Das zeichnet Sie aus

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur Medizinischen Fachangestellten oder vergleichbare Qualifikation
  • Erste Erfahrungen in einer leitenden Position oder Sie haben großes Interesse daran, sich gezielt in eine Führungsrolle einzuarbeiten und kontinuierlich weiterzubilden
  • Als Teamleitung führen Sie das Chefarztsekretariat und sind damit als wichtige Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner für die Organisation und administrative Unterstützung des Chefarztes zuständig
  • Sie übernehmen und leiten die allgemeine Büroorganisation, Postbearbeitung, Verwaltung von Akten und Dateien
  • Sie sind erfahren in der Sprechstundenbegleitung und übernehmen die Anleitung und Unterstützung ihres Teams im praktischen und administrativen Aufgabenbereich
  • Sie sind eigenständig und kommunikativ sicher in der Organisation und Verwaltung von Arztterminen, Besprechungen und anderen Veranstaltungen
  • Teamgeist, Zuverlässigkeit, Genauigkeit sowie Eigeninitiative und Flexibilität
  • Fundiertes Know how in der EDV, den MS Office-Programmen und im Krankenhausinformationssystem ORBIS

Ihre Vorteile – Diese Benefits bieten wir Ihnen

  • Ein offenes und kooperatives Arbeitsklima innerhalb des Hauses 
  • Ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet und ein engagiertes, multi-professionelles und aufgeschlossenes Team 
  • Intensive und strukturierte Einarbeitung 
  • Gesundheitsförderung der Mitarbeiter 
  • Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-c) inkl. Jahressonderzahlung 
  • Familienfreundliche Strukturen wie die Großtagespflege oder eine Notbetreuung 
  • Zahlreiche Vergünstigungen wie z.B. Jobticket, Business Bike, Rabatte in unserer Apotheke, wöchentliches Obstangebot, kostenloses Wasserangebot, freier WLAN-Zugang 

Davon profitieren Sie stiftungsweit

Job mit Sinn

Job mit Sinn

Mit Ihrem Engagement leisten Sie einen entscheidenden Beitrag für das Gemeinwohl der Menschen in der Umgebung.

Perspektiven

Perspektiven

Wir bieten Ihnen reichlich Perspektiven dank vielfältiger Aufstiegs- und Entwicklungschancen innerhalb des Einrichtungsverbunds.

Fort- und Weiterbildung

Fort- und Weiterbildung

Sie profitieren von hervorragenden Fort- und Weiterbildungsangeboten mit zahlreichen Möglichkeiten, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Wir stellen Sie gerne für die Zeit dieser Maßnahmen frei.

Faire Bezahlung

Faire Bezahlung

Ihre Arbeit wird fair und marktgerecht nach dem eigenen Tarifwerk der Caritas (AVR) vergütet, dabei profitieren Sie neben den anlagenspezifischen Vergütungsbestandteilen auch von den automatischen Gehaltsentwicklungen.

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge

Zusätzlich zu Ihrem Gehalt erhalten Sie über uns eine betriebliche Altersvorsorge. Das Beste daran? Monatlich werden 6% von Ihrem zusatzversorgungspflichtigen Einkommen in die Katholische Zusatzversorgungskasse eingezahlt. Sie selbst beteiligen sich nur mit 0,4% daran und profitieren sogar noch von einer Hinterbliebenen- und Erwerbsminderungsversorgung.

30 Tage Urlaub plus

30 Tage Urlaub plus

Reichlich Zeit, zu entspannen und Energie zu tanken. Und einen extra Tag gibt es bei Ereignissen wie Geburt oder Hochzeit.

Spirituelle Auszeit

Spirituelle Auszeit

Im Rahmen einer unserer vielfältigen spirituellen Angebote können Sie Ihr seelisches Wohlbefinden stärken. Gerne befreien wir Sie hierfür von Ihrer Arbeitszeit!

Sie haben noch Fragen zu diesem Stellenangebot?

Ihr direkter Kontakt zum Fachbereich

Dr. med. Wolfgang Kusch

Chefarzt der Neurologie

Tel: 02501-172501

E-Mail: wolfgang.kusch@hjk-muenster.de

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Werden Sie Teil des Teams, in dem Sie jeden Tag etwas bewirken können.

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